Comment créer une vue budgétaire ?

Comment créer un budget pour un projet si je n’ai aucune base historique sur laquelle m’orienter ?

Lorsque vous démarrez un projet, il est difficile de savoir combien il va coûter.

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S’il s’agit d’un projet répétitif au fil du temps, nous aurons probablement un historique sur lequel nous appuyer.

Dans ce cas, il peut être plus facile d’établir un budget de projet, mais le discours est différent dans le cas d’un nouveau projet .

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Les chefs de projet sont tenus de rendre compte de leurs estimations budgétaires .

Compte tenu de la grande incertitude qui règne généralement au stade initial d’un projet , cela peut être l’un des plus grands défis pour les chefs de projet.

La capacité de créer un budget précis est une compétence essentielle pour un chef de projet.

Il peut s’agir d’une tâche ardue, en particulier pour les nouveaux chefs de projet, mais une fois Une fois le premier budget créé, vous disposerez d’un premier système de référence.

À partir de ce moment, il sera plus facile de gérer cela pour les projets futurs.

INDEX DE CONTENU

• Approches de la rédaction d’un budget
• L’approche descendante
• L’approche ascendante
• Les différents types de coûts dans la budgétisation
• La réserve de gestion
• Les coûts non éligibles
• Gérer les modifications budgétaires

Approches de la rédaction d’un budget

Il existe deux approches principales que vous pouvez adopter lors de la rédaction d’un budget  :

• Approche descendante  : décidez du coût total du projet et répartissez le montant entre les différentes phases de travail ;
• Approche ascendante  : estimez le coût total du projet, calculez les différentes phases de travail, en partant du niveau le plus bas, puis en additionnant le tout.

Les deux Les approches, comme toutes choses, ont leurs avantages et leurs inconvénients. Essayons de les évaluer ensemble.

Comment établir un budget de projet : l’approche descendante

L’approche descendante, littéralement de haut en bas, est plus qu’une estimation d’un chiffre total sur lequel fonder l’ensemble du projet.

En fait, il est nécessaire d’expliquer comment les travaux se dérouleront et se structureront dans le cadre du budget alloué à chaque phase du projet .

Il faudrait se demander si le budget semble réaliste, compte tenu de l’expérience des projets antérieurs, s’il y en a.

L’avantage de l’approche budgétaire descendante est qu’elle se concentre sur la réalisation du projet dans les limites du budget alloué et conduit à l’efficacité et à la réduction des pratiques gaspilleuses.

Un inconvénient est qu’il suppose que la personne qui crée le budget a des connaissances et une expertise suffisante pour faire une estimation raisonnable des coûts .

Sinon, un conflit peut survenir lorsqu’un membre de l’équipe se voit allouer un budget irréaliste et insuffisant pour terminer sa phase de travail.

En fait, il y a le risque que des budgets délibérément bas soient créés avec la croyance — fausse — que cela favorisera des économies de coûts et l’élimination du gaspillage.

Comment établir un budget de projet : l’approche ascendante

Dans la deuxième approche, ascendante, littéralement de bas en haut, le budget du projet est construit à partir des phases de travail individuelles , du niveau le plus bas, et en les additionnant pour arriver au coût total du projet.

L’équipe est souvent impliquée pour identifier les tâches et les tâches nécessaires pour mener à bien le projet et pour estimer les différents coûts.

L’avantage de l’approche budgétaire ascendante est sa précision , tant que vous n’avez oublié aucun actif, et par conséquent son coût.

C’est bon pour le moral de l’équipe, car le chef de projet implique l’équipe dans la création du budget.

Cette approche est parfois appelée budgétisation participative pour cette raison.

un des désavantages de l’approche ascendante est la difficulté d’obtenir une liste complète des tâches L’ et des tâches nécessaires pour mener à bien le projet, surtout s’il s’agit de quelque chose de nouveau ou si nous avons affaire à une équipe jeune et/ou inexpérimentée dans le secteur.

En fait, le risque de lancer de nouveaux projets ou d’impliquer des ressources subalternes peut être celui de ne pas envisager des phases entières de l’activité et du processus.

Cela mène inévitablement pour réduire totalement les coûts mais aussi les délais de mise en œuvre du projet.

Les différents types de coûts dans la budgétisation

Lors de la création du budget , le chef de projet doit prendre en compte différents facteurs et surtout les différents types de coûts.

Il existe essentiellement deux types de coûts qui intéressent les chefs de projet lorsqu’ils créent un budget :

• les coûts directs ;
• et indirectes.

Les premiers sont uniquement attribués au projet et facilement individuels, tels que : le coût du personnel, de l’équipement, des déplacements, des consultants, etc.

Les coûts indirects sont, en revanche, liés aux postes de dépenses téléchargés sur plus d’un projet en même temps.

Seule une partie de leur coût total est supportée par un seul projet.

Il s’agit par exemple des factures de téléphone, des locations de bureaux, des assurances fournitures d’entreprise, de bureau, etc.

Comment calculer ces coûts ?

Par exemple, si le projet prend 6 semaines et que la facture Internet est de 50€ par mois, le coût total du projet sera de 75€.

Pour avoir une idée des autres coûts, vous pouvez jeter un coup d’œil à l’année précédente.

Il sera nécessaire de voir ce qui a été dépensé dans son ensemble, puis de le diviser par 52 (le nombre de semaines de l’année) pour obtenir un coût hebdomadaire moyen.

Cela peut être valable pour un coût indirect tel que celui de l’équipement.

Comment établir un budget de projet : la réserve de gestion

Une réserve de gestion ou une réserve pour imprévus est généralement ajoutée aux projets et représente généralement un pourcentage du coût total et du temps du projet.

Ce fonds est utilisé lorsque des événements de coûts imprévus surviennent au cours de la projet.

La réserve de gestion doit être ajustée en fonction du niveau de risque identifié pour le projet.

De toute évidence, plus le projet est risqué, plus la réserve de gestion doit être importante, et vice versa.

Un projet de routine , déjà réalisé à plusieurs reprises, aura une réserve de gestion inférieure à celle d’un projet totalement nouveau.

Le budget sera alors composé des coûts directs, des coûts indirects et du montant qui sert de réserve de gestion.

Comment établir un budget de projet : les coûts inéligibles

Il existe également des coûts qui ne sont généralement pas éligibles dans un projet et, par conséquent, ne peuvent pas être inclus dans le budget.

En général, nous pouvons les identifier de la manière suivante :

• les dépenses non comptables, telles que le bénévolat ;
• les coûts d’investissement en capital ;
• Frais financier ;
• les frais d’intérêt ;
• Les pertes causées par le change, entre autres choses non quantifiables en raison de la volatilité ;
• TVA dans le cas où il s’agit d’un coût récupérable ;
• les dépenses dont le coût est couvert par un financement de l’Union européenne ou par un autre type de financement public ;
• Sanctions.

Gérer les modifications budgétaires

Les projets se passent rarement selon le plan dans les moindres détails.

Le chef de projet doit alors être en mesure d’identifier quand les coûts varient par rapport au budget et de gérer ces changements .

Un chef de projet doit régulièrement comparer le montant dépensé avec le montant attendu et communiquer ces informations aux responsables, au président de l’entreprise et aux parties prenantes.

Il est donc nécessaire d’établir une méthode permettant de mesurer et de rendre compte de ces progrès.

Une méthode largement répandue La méthode de la valeur acquise est utilisée pour les projets de complexité moyenne et élevée.

Il s’agit d’une méthode permettant de comparer périodiquement les coûts budgétisés (valeur budgétaire) avec les coûts réels pendant le projet (valeur réelle).

La méthode de la valeur d’audit peut fournir des informations non seulement sur les écarts de coûts, mais également sur les écarts de temps , c’est-à-dire si le projet est en retard ou en avance.

Le chef de projet doit savoir si le projet est exécuté dans les délais prévus et dans les limites du budget établi.

Un moyen simple d’évaluer l’avancement du projet consiste à prendre deux valeurs :

• Pourcentage des coûts directs liés à la compétence d’une activité ;
• Somme des heures déjà travaillées sur la tâche et de la prévision des heures à la fin.

L’avancement de l’activité résultera donc du produit entre ces deux indicateurs.

Si moins de 1 signifie que nous sommes confrontés à un retard de projet .

À la fin d’un projet, vous devrez déterminer si un écart budgétaire s’est produit et quelles en sont les raisons.

Quelle que soit l’approche choisie pour établir votre budget, il est essentiel de passer du temps à le contrôler et à le surveiller pendant toute la durée du projet.

En fait, le suivi des coûts est un aspect stratégique de la gestion de projet.

Pour cette raison, chez Twproject, nous avons développé les fonctionnalités permettant d’insérer et de gérer à la fois les coûts générés par le travail (coûts directs) et les coûts supplémentaires (coûts indirects), en réservant bien entendu cet accès uniquement aux chefs de projet.

L’importance du suivi et de la gestion d’un budget est cruciale !

Voici un petit exemple de ce que TWProject peut vous aider.

Dans cet exemple (partie intégrante de l’écran précédent), votre marge de prévision (calculée à partir des budgets et des coûts prévus) est de 850.

C’est la première estimation que vous avez faite, et elle est probablement très proche de ce que vous avez dit à votre client.

Ensuite, dans une deuxième phase, vous avez affiné votre estimation : la deuxième ligne représente la façon dont elle se déroule par rapport à ce qui a été planifié.

La dernière ligne est la situation « réelle », vous avez un budget de 2500, et vous avez dépensé 1285. Super ! il y a une marge de 1215, meilleure que prévu !

Bref, la construction, la personnalisation et le suivi du budget : les aspects fondamentaux d’un projet gagnant !

Quels sont les plus grands défis que vous avez rencontrés lors de la création d’un budget ? Quelle stratégie avez-vous utilisée ?

Laissez-nous un commentaire et partagez votre expérience avec nous.

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