Personne ne vous dira jamais combien un projet va vraiment coûter avant d’y être confronté. La réalité frappe sans prévenir : vous voilà chargé de bâtir un budget solide, sans la moindre donnée sur laquelle vous appuyer.
Estimer le coût d’un projet inédit, c’est naviguer à vue. Pour un projet déjà réalisé auparavant, on peut se reposer sur des chiffres passés, des retours d’expérience, des écarts analysés. Mais face à la nouveauté, il faut avancer sans filet.
Les chefs de projet ont la lourde charge de livrer des estimations budgétaires crédibles, et d’en rendre compte. Au début d’un projet, l’incertitude règne, rendant l’exercice d’autant plus délicat. Maîtriser l’art de construire un budget fiable devient alors un véritable atout.
Pour beaucoup, la première fois ressemble à un saut dans l’inconnu. Mais une fois ce premier budget formalisé, il sert de tremplin : l’étape suivante, pour les projets futurs, s’annonce moins ardue. L’expérience s’accumule, les repères se créent.
Voici les axes à explorer pour aborder la construction de votre budget de projet :
- Approches de la rédaction d’un budget
- L’approche descendante
- L’approche ascendante
- Les différents types de coûts dans la budgétisation
- La réserve de gestion
- Les coûts non éligibles
- Gérer les modifications budgétaires
Plan de l'article
- Approches de la rédaction d’un budget
- L’approche descendante : partir du global
- L’approche ascendante : construire à partir du détail
- Identifier les différents types de coûts
- Prévoir une réserve de gestion
- Les coûts à exclure du budget
- Adapter le budget face aux changements
- Commencez à créer un budget de conception précise
Approches de la rédaction d’un budget
Deux méthodes dominent quand on s’attaque à la rédaction d’un budget de projet :
- Approche descendante : on fixe un montant global, puis on répartit ce budget entre toutes les étapes du projet.
- Approche ascendante : on part du détail, en estimant le coût de chaque phase ou tâche, avant de remonter vers un total consolidé.
Chacune de ces méthodes présente ses forces et ses limites. Il s’agit de choisir la voie qui colle le mieux à la réalité de votre projet, de votre équipe et de votre secteur.
L’approche descendante : partir du global
Adopter l’approche descendante, c’est commencer par un chiffre global, souvent issu d’une contrainte imposée ou d’une estimation basée sur des expériences antérieures. Ensuite, ce montant est ventilé phase par phase, tâche par tâche, selon la structure du projet.
Cette méthode pousse à s’interroger : ce budget est-il réaliste, compte tenu des précédents ? S’appuie-t-il sur des repères fiables ? L’intérêt, ici, réside dans la discipline imposée par l’enveloppe globale : impossible de déraper, il faut faire tenir l’ensemble dans le cadre défini. L’efficacité et la chasse au gaspillage sont au rendez-vous.
Mais tout repose sur la capacité à estimer de façon crédible ce fameux montant global. Sans expérience solide, le risque est de sous-évaluer certaines phases, ou d’imposer à l’équipe des moyens insuffisants. Parfois, on croit bien faire en fixant des budgets trop serrés, dans l’idée de stimuler les économies. En réalité, cela peut se retourner contre le bon déroulement du projet.
L’approche ascendante : construire à partir du détail
À l’opposé, l’approche ascendante consiste à décortiquer le projet en tâches précises, à chiffrer chacune d’elles, puis à additionner l’ensemble pour obtenir le budget total. Cette méthode implique souvent toute l’équipe, qui identifie les besoins, les ressources et les coûts à chaque étape.
Sa force, c’est la précision. Chaque poste de dépense est examiné, rien n’est laissé au hasard, à condition de ne rien oublier. En plus, cette implication collective favorise l’adhésion et la motivation : on parle alors de budgétisation participative.
Le revers de la médaille : dresser une liste exhaustive de toutes les tâches peut s’avérer complexe, surtout dans un contexte nouveau ou avec une équipe peu expérimentée. Il arrive qu’on omette des phases entières ou certains coûts, ce qui fausse le budget et réduit la fiabilité de la planification.
Identifier les différents types de coûts
Construire un budget de projet, c’est aussi distinguer les postes de dépenses. Deux grandes catégories de coûts se présentent systématiquement :
- Les coûts directs
- Les coûts indirects
Les coûts directs sont ceux qui s’appliquent uniquement au projet : salaires, matériels, déplacements, prestations externes… Leur identification est généralement simple.
Les coûts indirects, eux, concernent plusieurs projets à la fois : loyer, factures téléphoniques, abonnements, fournitures partagées. Seule une fraction de leur montant total est imputée à chaque projet.
Pour calculer un coût indirect, il suffit d’un peu d’arithmétique. Un exemple : votre projet dure six semaines, l’abonnement Internet coûte 50 € par mois. Le coût total pour ce projet sera de 75 €. Sur d’autres frais, comme l’équipement partagé, on peut se baser sur les dépenses annuelles, les répartir sur 52 semaines et les affecter au projet selon sa durée.
Prévoir une réserve de gestion
Rarement un projet se déroule sans accroc. Pour parer aux imprévus, il est d’usage d’ajouter une réserve de gestion, souvent calculée en pourcentage du budget total ou de la durée prévue.
Ce fonds tampon sert à absorber les surcoûts imprévus en cours de route. Plus le projet est risqué ou innovant, plus la réserve doit être conséquente. À l’inverse, un projet déjà éprouvé pourra se contenter d’une réserve plus faible.
Le budget final doit donc intégrer trois éléments : coûts directs, coûts indirects et réserve de gestion.
Les coûts à exclure du budget
Certains postes de dépenses ne peuvent pas figurer dans le budget du projet. Voici les plus fréquemment rencontrés :
- Dépenses non comptabilisables, comme le bénévolat
- Investissements en capital
- Frais financiers
- Intérêts
- Pertes liées au change, par nature imprévisibles
- TVA récupérable
- Dépenses déjà couvertes par un financement public ou européen
- Sanctions
Adapter le budget face aux changements
Dans la réalité, peu de projets respectent à la lettre le budget défini au départ. Le chef de projet doit donc détecter les écarts et y réagir rapidement, en réajustant si besoin.
Le suivi régulier des dépenses et des prévisions, ainsi que la communication transparente vers la direction et les parties prenantes, font partie du quotidien. Pour mesurer l’avancement, il existe des méthodes éprouvées, comme celle de la valeur acquise (EVM).
L’EVM permet de comparer, tout au long du projet, la valeur des travaux prévus au budget à celle des dépenses réellement engagées. On obtient ainsi une vision claire des écarts de coûts, mais aussi des retards ou avances sur le calendrier.
Un moyen rapide d’évaluer la progression : croiser le pourcentage de coûts déjà engagés sur une tâche, avec le total des heures réalisées et celles restantes. Si le résultat est inférieur à 1, le projet accuse un retard.
En fin de course, il faudra évaluer les écarts entre budget initial et dépenses réelles, et en identifier les causes. Quelle que soit la méthode de budgétisation retenue, le suivi doit rester constant jusqu’au dernier jour.
Le contrôle budgétaire n’a rien d’accessoire : il s’agit d’un levier de pilotage pour tout chef de projet. C’est dans cette optique que Twproject a conçu ses outils, permettant de renseigner et de suivre à la fois les coûts directs et les coûts additionnels, tout en sécurisant l’accès aux seuls chefs de projet.
Le suivi budgétaire occupe une place centrale dans le pilotage de projet. Pour illustrer, prenons un cas concret de TWProject :
Sur cet exemple, la marge prévisionnelle s’élève à 850 : c’est la première estimation, souvent proche de l’annonce faite au client. Après ajustement, la deuxième ligne traduit une estimation affinée. Enfin, la dernière ligne correspond à la situation réelle : budget de 2 500, dépenses de 1 285, soit une marge de 1 215, supérieure aux prévisions. Voilà un projet maîtrisé, qui laisse de la place à la respiration.
Construire, ajuster, surveiller : voilà les piliers d’un budget de projet réussi. Et vous, quels obstacles avez-vous rencontrés en bâtissant vos budgets ? Quelle méthode a fait ses preuves pour vous ? Partagez vos retours d’expérience, ils nourriront la réflexion collective.
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